Avviso di Indagine di Mercato ai sensi art. 50, c.1 (lett. a e b) del D.Lgs 36/2023 e ss.mm.ii per l’individuazione di un’agenzia di viaggio per l’espletamento del servizio di emissione di biglietti aerei e transfer per gli artisti e conferenzieri invitati alla Fiera Internazionale del Libro di Guadalajara.
Ritenuto opportuno eseguire, un’indagine di mercato, attraverso idonee forme di pubblicità, nel rispetto dei principi di trasparenza, di rotazione e di parità di trattamento, al fine di procedere all’emissione di biglietti aerei tramite procedura diretta con l’agenzia di viaggio individuata con la presente indagine.
SI RENDE NOTO
che l’Istituto Italiano di Cultura di Città del Messico intende effettuare un’indagine di mercato ai sensi della Direttiva UE 2014/24/UE art. 40, finalizzata all’individualizzazione degli operatori economici che, in possesso dei requisiti di partecipazione di seguito indicati, siano interessati a offrire una proposta economica relativa alla commissione d’agenzia (service charge) per il servizio di cui in oggetto.
- Oggetto dell’indagine di mercato: prenotazione e emissione di biglietti aerei per gli ospiti italiani in occasione della Feria Internazionale del Libro di Guadalajara.
- Durata del servizio: sette mesi (15.05.2026 – 31.12.2026).
- Requisiti di partecipazione: l’operatore economico deve essere in possesso dei requisiti e delle autorizzazioni previste dalla normativa locale o dalla normativa italiana; Capacità economica e finanziaria; Capacità tecniche e professionali.
- Volume indicativo del servizio: l’agenzia selezionata dovrà gestire un numero indicativo di 100 ospiti (artisti, relatori, operatori, stampa, tecnici) nell’arco della durata contrattuale. Tale numero è da considerarsi puramente indicativo e potrà variare in funzione delle esigenze istituzionali.
- Assistenza pre e post emissione: l’agenzia dovrà garantire un servizio completo di assistenza, articolato come segue:
- a) Fase pre-emissione
Individuazione e proposta della migliore soluzione di viaggio in termini di costo, durata complessiva e comodità (numero e durata degli scali, orari, affidabilità delle compagnie, ecc.);
Presentazione di almeno due alternative di viaggio, ove possibile, motivate e comparabili.
Il titolo di viaggio dovrà comprendere un bagaglio da stiva.
- b) Personalizzazione dei servizi (a carico degli ospiti)
L’agenzia dovrà garantire la possibilità che ciascun ospite a proprie spese possa:
- .- acquistare upgrade di classe;
- .- acquistare titoli di viaggio e posti vicini per accompagnatori;
- .- selezionare e acquistare il posto preferito (finestrino, corridoio, ecc.);
- .- acquistare bagagli aggiuntivi rispetto a quanto previsto dalla tariffa del biglietto;
- .- modificare le date di viaggio rispetto alla prenotazione iniziale;
Le commissioni per i suddetti servizi non potranno in nessun modo essere addebbiate all’IIC Messico ma dovrà farsene carico il viaggiatore richiedente.
Tali operazioni dovranno poter essere effettuate direttamente dall’ospite tramite l’agenzia, con modalità semplici e trasparenti.
- c) Informazioni operative
L’agenzia dovrà fornire agli ospiti:
- .- indicazioni chiare, sintetiche e univoche sui bagagli inclusi (senza rinvio generico ai siti delle compagnie);
- .- istruzioni precise sulle modalità di check-in per ciascuna compagnia;
- .- supporto tempestivo in caso di difficoltà nelle procedure di check-in
- .- assistenza tempestiva in caso di cancellazione e riprogrammazione dei voli.
- d) Modalità di fatturazione
- L’agenzia dovrà inviare una fattura elettronica secondo le modalità previste dalla legislazione locale;
- Al fine di agevolare le procedure di pagamento e di rendicontazione, l’agenzia dovrà esprimere la propria preferenza in merito a:
- inviare una fattura complessiva ogni 10 biglietti emessi;
- inviare una fattura complessiva con cadenza bisettimanale o mensile
- Assistenza operativa e gestione emergenze: l’agenzia dovrà garantire:
- presenza di un referente dedicato per questo incarico, che parli italiano correntemente.
- supporto h24, inclusi festivi, per emergenze operative (cancellazioni, ritardi, overbooking, problemi con check-in o imbarco);
- assistenza immediata per riprotezione su voli alternativi in caso di imprevisti;
- Criteri di selezione dell’offerta: il criterio di aggiudicazione è quello del minor prezzo che verrà calcolato con la seguente formula: [totale delle 4 categorie (Prezzo offerto dall’agenzia * peso)]
- fee voli internazionali peso 0,80
- fee voli nazionali in Messico peso 0,05
- fee voli nazionali tranne in Messico peso 0,05
- fee cambi di prenotazione (nome o data) su richiesta dell’ufficio peso 0,20
- Privacy: con la presentazione della manifestazione d’interesse l’operatore economico da atto e conferma che ogni trattamento dei dati personali che derivi dallo svolgimento della presente indagine di mercato verrà effettuato unicamente per finalità connesse a tale indagine e comunque nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679.
- Termine e modalità di presentazione della manifestazione di interesse: gli operatori economici interessati devono fare pervenire all’Istituto Italiano di Cultura di Città del Messico la loro offerta, tramite il modulo sottostante, entro e non oltre il 15 maggio 2026 ore 23:59 al seguente indirizzo di posta elettronica: segreteria.iicmessico@esteri.it e iicmessico@esteri.it
Il presente avviso, finalizzato ad un’indagine di mercato, non costituisce proposta contrattuale e non vincola in alcun modo l’Istituto Italiano di Cultura di Città del Messico che sarà libero di avviare altre e diverse procedure di affidamento.
Città del Messico, 15/04/2026
Il Responsabile dell’Ufficio
Gianni Vinciguerra
